Lima, 25 de Junio del 2020
RESOLUCION ADMINISTRATIVA N° 000173-2020-CE-PJ
VISTA:
La propuesta presentada por el señor Consejero Héctor Enrique Lama More, que contiene el “Protocolo Temporal para Audiencias Judiciales Virtuales durante el Período de Emergencia Sanitaria”.
CONSIDERANDO:
Primero. Que, por Decreto Supremo N° 008-2020-SA, se declaró en Emergencia Sanitaria a nivel nacional, por el plazo de noventa días calendario, dictándose medidas para la prevención y control para evitar la propagación del COVID-19; siendo prorrogado a través del Decreto Supremo N° 020-2020-SA, a partir del 10 de junio de 2020, por el mismo plazo.
Segundo. Que, asimismo, el numeral cinco de la Segunda Disposición Complementaria Final del Decreto de Urgencia N° 026-2020, de fecha 15 de marzo de 2020, en el marco del Decreto Supremo N° 008-2020-SA, estableció que corresponde al Poder Judicial y a los organismos constitucionales autónomos disponer la suspensión de los plazos procesales y procedimentales que consideren necesarios, a fin de no perjudicar a los ciudadanos; así como las funciones que dichas entidades ejercen.
Tercero. Que, el Consejo Ejecutivo del Poder Judicial mediante Resoluciones Administrativas N° 115-2020-CE-PJ, N° 117-2020-CE-PJ, N° 118-2020-CE-PJ, N° 061-2020-P-CE-PJ, N° 062-2020-P-CE-PJ y N° 157-2020-CE-PJ, dispuso la suspensión de las labores del Poder Judicial; así como los plazos procesales y administrativos hasta el 30 de junio de 2020, en concordancia con los Decretos Supremos Nros. 044, 051, 064, 075, 083 y 094-2020-PCM; por las graves circunstancias que afectan la vida de la Nación a consecuencia del brote del COVID-19. Asimismo, estableció medidas para el funcionamiento de órganos jurisdiccionales de emergencia a nivel nacional.
Cuarto. Que, a fin de brindar un adecuado servicio de administración de justicia el señor Consejero Héctor Enrique Lama More remite a este Órgano de Gobierno el documento denominado “Protocolo Temporal para Audiencias Judiciales Virtuales durante el Período de Emergencia Sanitaria”, el cual busca servir de guía para la realización de audiencias judiciales en el entorno virtual mediante el uso de herramientas tecnológicas, y con ello asegurar la continuidad de los procesos judiciales, respetando las medidas de distanciamiento social decretadas con motivo de la emergencia sanitaria, a consecuencia del brote del COVID-19.
Quinto. Que la propuesta presentada es aplicable a todo tipo de audiencia, de cualquier materia y ante cualquier instancia, a nivel nacional, que, conforme a las normas procesales aplicables, requiera la participación de las partes y/o de sus abogados (incluye a los defensores privados o de oficio, fiscales y procuradores públicos), y la participación de testigos, peritos y otras personas, mientras subsista el período de emergencia sanitaria; y no sea posible la realización de audiencias judiciales de forma presencial sin el peligro de afectar el derecho a la salud pública e integridad de las personas.
Sexto. Que, el artículo 82°, inciso 26), del Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial determina como función y atribución del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial la adopción de acuerdos y demás medidas necesarias, para que las dependencias de este Poder del Estado funcionen con celeridad y eficiencia. Por lo que siendo así, y teniendo en cuenta el propósito de brindar un mejor servicio a la ciudadanía, deviene en pertinente la aprobación de la propuesta presentada.
Por estos fundamentos; en mérito al Acuerdo N° 687-2020 de la trigésima sétima sesión de fecha 16 de junio de 2020, realizada en forma virtual, con la participación de los señores Lecaros Cornejo, Arévalo Vela, Lama More, Álvarez Trujillo, Pareja Centeno y Castillo Venegas; en uso de las atribuciones conferidas por el artículo 82° del Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial. Por unanimidad,
SE RESUELVE:
Artículo Primero.- Aprobar el “Protocolo Temporal para Audiencias Judiciales Virtuales durante el Período de Emergencia Sanitaria”, que en anexo forma parte de la presente resolución.
Artículo Segundo.- Disponer la publicación de la presente resolución y el documento aprobado en el Portal Institucional del Poder Judicial, para su difusión y cumplimiento.
Artículo Tercero.- Facultar a los Presidentes de las Cortes del país; así como a la Gerencia General del Poder Judicial y Gerencia de Informática de la citada dependencia, en cuanto sea de su competencia, adoptar las acciones y medidas administrativas que sean necesarias para el adecuado cumplimiento de la presente resolución.
Artículo Cuarto.- Transcribir la presente resolución a la Presidencia del Poder Judicial, Presidentes de las Salas de la Corte Suprema de Justicia de la República, Oficina de Control de la Magistratura del Poder Judicial, Corte Superiores de Justicia del país y la Gerencia General del Poder Judicial, para su conocimiento y fines pertinentes.
Regístrese, comuníquese, publíquese y cúmplase
PROTOCOLO TEMPORAL PARA AUDIENCIAS JUDICIALES VIRTUALES DURANTE EL PERIODO DE EMERGENCIA SANITARIA
I. Objetivo
El presente Protocolo busca servir de guía para la realización de audiencias judiciales en el entorno virtual mediante el uso de herramientas tecnológicas, y con ello asegurar la continuidad de los procesos judiciales, respetando las medidas de distanciamiento social decretadas con motivo de la emergencia sanitaria a consecuencia del brote del COVID-19.
II. Alcance
Este Protocolo es aplicable a todas las audiencias que se realicen a nivel nacional, con independencia de la materia e instancia, según las normas procesales aplicables en cada caso; y le alcanza a las partes y/o de sus abogados, la defensa pública, fiscales y procuradores públicos; incluidos testigos, peritos y otras personas; mientras subsista el período de emergencia sanitaria y no sea posible la realización de audiencias judiciales de forma presencial sin el peligro de afectar el derecho a salud pública e integridad de las personas.
III. Justificación
En vista de las medidas extraordinarias de acatamiento a la emergencia sanitaria, a efectos de superar con éxito esta etapa crítica para la nación, se justifica que el Poder Judicial a través de su órgano de gobierno adopte medidas extraordinarias para organizar el despacho judicial a fin de enfrentar el periodo post emergencia y de tal forma no se afecte; y poder continuar con el servicio de administración justicia a la ciudadanía y se garantice el derecho a la salud pública de magistrados, trabajadores, abogados, litigantes y público en general, aplicando las nuevas tecnologías al desarrollo de las actividades jurisdiccionales.
IV. Disposiciones generales
4.1 Principios
En la coordinación y desarrollo de la audiencia virtual el órgano jurisdiccional, partes y abogados y cualquier persona que interviniera en ella por mandato judicial, deberán siempre tener en cuenta los siguientes principios:
a) Dirección de la audiencia virtual: La dirección de las audiencias virtuales estará a cargo del Juez o del Presidente de la Sala, siguiendo las reglas fijadas en el 2 presente documento, siempre que se garantice a las partes el ejercicio efectivo de los derechos fundamentales de naturaleza procesal.
b) Buena fe y lealtad procesal: Las partes, abogados y todo aquel que intervenga directa o indirectamente en el proceso, deberán colaborar de buena fe y con lealtad procesal con los órganos jurisdiccionales para que las audiencias virtuales se puedan coordinar y llevar a cabo sin contratiempos.
c) Buen uso de los recursos: Al existir menor capacidad de oferta de audiencias virtuales por la escasez y congestión de recursos tecnológicos, para la programación de audiencias virtuales el órgano jurisdiccional deberá priorizar las audiencias más apremiantes y urgentes en razón de la ponderación del bien jurídico en conflicto.
d) Interacción simultánea: Es un derecho y deber tanto del órgano jurisdiccional como de las partes el asegurar las garantías razonables para los participantes teniendo acceso a una plataforma digital técnicamente adecuada, en calidad de sonido y video, sincronización, eliminación o control de imágenes congeladas o interrumpidas, acceso previo a los registros oficiales, posibilidad de conferencias privadas con las partes, identificación debida de los participantes, publicidad, transferencia y garantizar un entorno no influenciable.
La plataforma tecnológica a utilizar deberá asegurar la incorporación a la transmisión compartida en simultaneo por los participantes de videos, audios, documentos, imagines y otros elementos que eleven sustancialmente la calidad de información introducida al debate.
e) Comunicación eficaz y colaboración procesal: Es derecho y obligación de los abogados a una preparación previa para exponer argumentos de defensa, informes orales, sustentación de argumentos y otras participaciones en audiencia teniendo un mensaje, claro, sencillo, breve, determinando puntos de debate, objetivos o conclusiones, ayudado de documentos, aplicaciones u otros métodos audio visuales compatibles con la audiencia para garantizar la calidad de información que se transmite al órgano jurisdiccional y la contraparte; así como el uso eficiente de los recursos virtuales.
f) Inmediación, contradicción y publicidad del proceso: En la audiencia virtual se deberá:
− Garantizar la preservación de la interacción fluida, y especialmente reservada entre el abogado defensor y el procesado en los procesos penales, para permitir una adecuada entrega de información y evaluar opciones procesales.
− Asegurar a la defensa el acceder a los registros del expediente judicial de manera remota para elaborar su teoría del caso, generar espacios de negociación, e intervenir de modo informado.
− Garantizar la posibilidad de diálogos y conferencias reservadas entre el representante del Ministerio Público y el abogado defensor para evaluar fórmulas alternativas de acuerdos procesales
− Asegurar que la confrontación de posturas se realice en el tiempo y forma, previa información introducida al proceso por la contraparte.
− Generar las condiciones para que las audiencias sean públicas, registradas y grabadas.
− Garantizar que los abogados puedan hacer uso de las técnicas de litigación oral pertinentes en el desarrollo de la audiencia virtual.
− Garantizar la facultad del órgano jurisdiccional de controlar y resolver las incidencias planteadas para resolver los debates.
g) Flexibilidad y antiformalismo: Es obligación del órgano jurisdiccional que en la coordinación y realización de la audiencia virtual, cuando haya una forma no observada pero no sea de naturaleza sustancial y el acto procesal produzca efectos, optar por la continuación del proceso y la realización de la audiencia teniendo en consideración los sub principios de gradualidad, conservación del acto procesal, subsanabilidad, razonabilidad y no genere una situación de indefensión a la contraparte.
h) Máximo rendimiento procesal virtual: Se deberán aprovechar todas las potencialidades de las nuevas tecnologías, en la coordinación y desarrollo de la audiencia virtual, procurando desarrollar todos los actos procesales que otorgue mayor utilidad a las partes y reducir los costos del acceso a la justicia a través de una solución rápida y efectiva.
4.2 Requisitos técnicos mínimos
Para participar en la audiencia virtual el órgano jurisdiccional y las partes deberán garantizar poder contar con el siguiente equipo tecnológico:
a) Una PC, laptop o cualquier otro dispositivo similar con cámara y con accesos a internet (1).
b) Una conexión de banda ancha a Internet (2).
c) Una cámara de que permita una definición nítida en la transmisión (3).
d) Un micrófono integrado o conectado que permita el reconocimiento de voz preciso en la transmisión (4).
e) En caso de utilizar un dispositivo móvil, previamente se deberá descargar el aplicativo Google Meet (5). En el caso del órgano jurisdiccional está deberá ser descargada por el personal técnico informático de cada dependencia, y en el caso de las partes bajo su responsabilidad.
f) Tener un ambiente iluminado, sin tránsito de personas ajenas a la audiencia y con el menor ruido posible.
V. Actos de preparación de la audiencia virtual
5.1 Objeto de los actos previos para la preparación de la audiencia virtual.
En los procesos judiciales en trámite, el órgano jurisdiccional notificará electrónicamente la resolución que señala la fecha y hora de la audiencia virtual y en la misma convocará a los abogados de las partes a una coordinación o conferencia de preparación previa a la audiencia virtual que tiene como finalidad verificar la factibilidad, compatibilidad y evitar fallas antes del inicio de la audiencia, así como establecer medidas alternativas en caso estás se produzcan, para que la audiencia virtual se realice sin afectar el derecho de defensa de las partes. En esta conferencia o en estos actos de coordinación, que estará a cargo del auxiliar jurisdiccional designado para tal efecto, cada parte deberá ser representada por un sólo abogado, debiendo deshabilitarse la participación de terceros. No es necesaria la participación de las partes en esta conferencia o en los actos de coordinación. Sin embargo, los abogados deberán informar sobre el motivo de la no participación de las partes, lo cual se pondrá en conocimiento del órgano jurisdiccional.
5.2 Invitación a la conferencia o a los actos de preparación
En la resolución de señalamiento de la audiencia virtual que contiene la invitación a la conferencia o a los actos de preparación, se deberá detallar, con relación a estos lo siguiente:
a) La fecha y hora de la conferencia o del inicio de los actos de preparación, y la vía a utilizar telefónica o virtual.
b) El plazo para que los abogados proporcionen un número de celular y un correo o correos electrónicos.
c) Las indicaciones para unirse a los actos de preparación o a la conferencia.
d) El día y hora de la audiencia virtual.
e) El correo electrónico (con la extensión gmail.com o pertenecer a este dominio) y el número de celular del auxiliar jurisdiccional designado, para comunicarse en caso surja alguna duda con relación a las indicaciones técnicas para la utilización del aplicativo.
Para efecto de las invitaciones se consignará el número de expediente como nombre del evento o reunión.
5.3 Obligación de señalar correo electrónico y número telefónico en demandas y denuncias nuevas.
En las nuevas demandas y denuncias, además de los requisitos señalados por ley, para los fines de la realización de la audiencia virtual, los abogados deberán indicar un número de teléfono celular y un correo o correos electrónicos (con la extensión gmail.com o pertenecer a este dominio), siendo este un requisito para el trámite de las mismas bajo responsabilidad del solicitante.
5.4 Desarrollo de la conferencia o de los actos de preparación.
5.4.1 En la conferencia o en los actos de preparación, el órgano jurisdiccional, a través del auxiliar jurisdiccional encargado, en coordinación con los abogados de las partes, se deberá definir:
a) Que la aplicación a ser utilizada durante la audiencia virtual será Google Meet, en tanto se incorpore el aplicativo institucional del Poder Judicial. En forma excepcional, de acuerdo a las circunstancias del caso, previa autorización del órgano jurisdiccional y con acuerdo de partes se podrá utilizar otro aplicativo (asegurándose que este permita la grabación de la sesión y no tenga problemas referidos a la seguridad de la información) o por vía telefónica
b) La duración que tendrá cada etapa de la audiencia virtual, teniendo en cuenta el número de participantes.
c) La relación de personas que participarán de la audiencia virtual; así como el momento y la forma en que sus documentos de identidad y poderes serán enviados al órgano jurisdiccional, en caso no obren en autos.
d) La forma como deberán proceder las partes y abogados, en caso se produzca algún problema con la conexión a la audiencia virtual o se desconecten de ésta abruptamente. En todo caso se deberá establecer la obligación de comunicar telefónicamente de forma inmediata al auxiliar jurisdiccional designado y hacer las coordinaciones necesarias para que la audiencia virtual se reanude en el más breve plazo.
e) La necesidad de acuerdo al caso de generar “salas privadas” para conferencias reservadas entre el procesado y el abogado defensor, el representante del 6 Ministerio Público y las víctimas, las negociación o conciliación directa entre las partes, o debate del órgano colegiado en caso de emitir resolución en audiencia.
5.5 Registro de los acuerdos de la conferencia o de los actos de preparación
5.5.1 Los acuerdos tomados en el artículo precedente serán registrados en audio o video o, en su caso, en un resumen elaborado por el especialista a cargo, quien dará cuenta de modo oportuno al juez o Presidente del Colegiado, y con su aprobación será notificada electrónicamente. La conferencia o actos de preparación será grabada, lo que se informará de ello a los participantes.
5.5.2 En el registro de la conferencia o en los actos de preparación de la audiencia virtual se recogerá el compromiso de los abogados de las partes al desarrollo de la audiencia en un entorno virtual.
5.5.3 De no participar, el abogado o las partes, en la conferencia o actos de preparación o de no efectuarse ninguna observación en el registro de los acuerdos de conferencia de preparación, se entenderá que se tienen a disposición los recursos tecnológicos adecuados para la realización de la audiencia virtual, siendo de estricta responsabilidad su participación en la audiencia virtual y asumiendo responsabilidad por la falta de recursos tecnológicos.
VI. Audiencia virtual
6.1 Dirección y moderación de la audiencia virtual
El Juez(a) o el Presidente(a) del Colegiado dirige la audiencia virtual, y el auxiliar jurisdiccional designado tendrá la función de moderador(a), debiendo cerciorarse debidamente que las invitaciones hayan sido notificadas a las casillas electrónicas o, en su caso, a los correos proporcionados por los participantes y los magistrados, bajo responsabilidad.
6.2 Ingreso a la Audiencia virtual
Los participantes deberán ingresar a través del enlace web remitido en la resolución de señalamiento de la audiencia virtual, a través de la plataforma establecida, o la acordada de modo excepcional, en la conferencia o en los actos de preparación.
6.3 Grabación y acta de la Audiencia virtual
La audiencia virtual será grabada por el órgano jurisdiccional. Las partes y sus abogados no están autorizados a grabar la audiencia virtual. Sin prejuicio de lo precedente, las principales actuaciones serán recogidas en un acta, la cual será notificada electrónicamente a las partes.
6.4 Acreditación y registro de asistencia
6.4.1 La verificación de la asistencia a la audiencia virtual será realizada por el moderador (a), por su parte el Juez o Presidente del Colegiado, verificará la acreditación e identificación de los presentes; el moderador(a) compartirá en pantalla con los participantes el contenido pertinente del acta que recoge estos datos, dando cuenta al órgano jurisdiccional cualquier observación y de su conformidad.
6.5 Desarrollo y problemas de conexión o transmisión en la audiencia virtual.
6.5.1 Son aplicables a las audiencias virtuales, las reglas la conducta de las partes y sus abogados previstas para las audiencias presenciales. El órgano jurisdiccional está habilitado para aplicar las sanciones de ley, en caso de incumplimiento de las mencionadas reglas o actúen con temeridad o mala fe procesal.
6.5.2 La audiencia virtual se desarrollará en los tiempos y formas acordadas en el acta de conferencia o actos de preparación, siguiendo las reglas procesales señaladas para cada materia.
6.5.3 El órgano jurisdiccional determinará, en virtud de la información proporcionada por la parte o la que obre en autos, si la parte que no se conecta o se desconecta abruptamente, está simulando o está aprovechándose indebidamente del entorno virtual, en cuyo caso deberá aplicar las sanciones por temeridad o mala fe procesal.
6.5.4 Si durante la audiencia virtual se produjeran problemas técnicos o de conectividad, y la parte no pudiera reconectarse, el órgano jurisdiccional se comunicará telefónicamente con la parte afectada a efecto que ésta continúe por esa vía de comunicación; en todo caso, deberá agotar todos los medios a su alcance a efecto de impedir la suspensión o frustración de la audiencia virtual;
6.5.5 Los participantes deben ingresar a la audiencia virtual con el micrófono desactivado, y solo activarlos cuando sea requerida su participación, luego de lo cual deben deshabilitarlo hasta una siguiente intervención. Todo esto para evitar que se filtren ruidos que perturben la realización de la audiencia.
VII. Disposiciones complementarias, audiencia virtual y entorno virtual de la actividad jurisdiccional
7.1 Atención virtual a las partes y abogados
Los actos de preparación son simples actos de coordinación, y solo tienen por objeto asegurar la realización eficiente y ordenada de la audiencia virtual; en consecuencia, no se permitirá que los abogados o las partes aborden temas de fondo del proceso o que sean ajenos al propósito de los mismos. Por ello, los correos electrónicos y los números de celulares proporcionados para estos fines, no sustituye el tramite previsto, para la atención por el órgano jurisdiccional, por el Consejo Ejecutivo del Poder Judicial.
7.2 Presentación de documentos en Mesa de Partes Electrónica
Los documentos que por ley deben ser presentados en audiencia, para los fines de las audiencias virtuales, serán presentados al órgano jurisdiccional a través de la Mesa de Partes Electrónica.
7.3 Notificación electrónica
El registro de acuerdos adoptados en la conferencia o en los actos de preparación y, en su caso, de la propia audiencia virtual, contendrá la conformidad de las partes que la notificación electrónica de la sentencia o del auto final surtirá los mismos efectos que la notificación física o por estrado.
7.4 Plazos de notificación para la realización de la audiencia
Los plazos a aplicarse entre la notificación por correo de la programación y citación a la audiencia virtual, son los mismos de cada legislación procesal, siendo responsabilidad del moderador (a) su cumplimiento.
En caso no se haya verificado este supuesto la parte afectada deberá ponerlo en conocimiento en la conferencia o en los actos de preparación dando cuenta inmediatamente al juez para la decisión respectiva, dando preferencia a la realización de la audiencia si se verifica haber tomado conocimiento, se cuenta con los recursos tecnológicos y no genera una situación de indefensión o perjuicio irreparable para alguna de las partes.
7.5 Uso de medallas y distintivos para la audiencia virtual
Para la realización de la audiencia virtual, los jueces y abogados deberán usar sus medallas respectivas, vistiendo atuendo formal o semi formal. Está prohibido la realización de audiencias en vehículos en movimiento, debiendo los participantes tomar las precauciones del caso.
7.6 Asistencia técnica
Las Cortes deberán prever un equipo de apoyo técnico permanente para la atención de las audiencias virtuales y proporcionar oportuna solución técnica. El moderador(a) será responsable de comunicar la realización de la audiencia al equipo técnico.
7.7 Audiencias virtuales en centros penitenciarios
En el caso de las audiencias realizadas en penales, el equipo técnico de la Corte deberá, previamente, realizar las coordinaciones con los diferentes establecimientos penitenciarios con la finalidad de garantizar la calidad del video y audio para la participación del interno, asegurando, en su caso, la seguridad personal y sanitaria
del personal de apoyo y de los equipos que fueran de propiedad del Poder Judicial.
7.8 Excepción de realización de audiencia presencial
Las audiencias presenciales se podrán realizar de manera excepcional, siempre que, por su naturaleza, el daño o perjuicio irreparable lo justifique, y no exponga la salud de los participantes, decisión que estará a cargo del órgano jurisdiccional, debiendo tomarse todas las medidas sanitarias que se requiera, previa coordinación con el área administrativa de cada Corte.
7.9 Capacitación
Las Cortes deberán elaborar un plan de capacitación a jueces y auxiliares jurisdiccionales en el manejo y dirección de audiencias virtuales, así como en el uso de las herramientas tecnológicas disponibles, en coordinación con la Gerencia de Informática de la Gerencia General del Poder Judicial.
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Notas citadas
(1) En el caso de usar una PC o laptop, se recomienda que dicho equipo cuente con un procesador Intel i3, i5 o i7 de segunda generación de 2,2 GHz o un procesador AMD equivalente o superior que admita vídeo de alta definición.
(2) Son recomendables las siguientes especificaciones técnicas: velocidad de descarga recomendada: entre 4 a 8 Mbps / velocidad de carga recomendada: 512 kbps.
(3) Está cámara puede estar integrada al dispositivo o conectada mediante USB, conector jack o bluetooth.
(4) Este micrófono puede ser integrado o conectado mediante USB, conector Jack o bluetooth.
(5) En caso excepcionales previa autorización y con el conocimiento y acuerdo de partes se podrá utilizar otra aplicación alternativa (Skype, Zoom, etc.), sin embargo, se debe asegurar que este aplicativo cuente con las opciones de grabación y no cuente con problemas referidos a la seguridad de la información.
Fuente : Poder Judicial del Perú